Penilaian dan Prestasi Kerja Karyawan

Penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan organisasi untuk mengevaluasi atau menilai prestasi kerja yang dilakukan karyawan. R.W. Griffin (2004) memberikan definisinya, yaitu penilaian kinerja adalah evaluasi atas prestasi kerja pekerjaan karyawan dalam rangka menentukan sejauh mana karyawan melakukan pekerjaan secara efektif.

Pada intinya tujuan penilaian kinerja ini adalah sebagai umpan balik (feed back) memperbaiki prestasi kerja karyawan dan membantu mengambil keputusan dalam melaksanakan penyesuaian kompensasi karyawan.

Proses penilaian prestasi kerja ini terjadi baik secara informal maupun secara sistematis:

1. Penilaian informal dilakukan dari hari ke hari, yaitu:

Seorang manajer secara spontan mengatakan bahwa suatu perkerjaan yang dilakukan oleh karyawannya apakah itu baik atau buruk. Penilaian informal dengan cepat mendorong prestasi yang diinginkan dan menghindarkan prestasi yang tidak diingunkan sebelum mendarah daging didalam perusahaan tersebut. Para pekerja harus memandang penilaian informal tidak hanya semata-mata sebagai suatu kejadian biasa tetapi sebagai suatu kegian penting.

2. Penilaian sistematis terjadi setiap setengah tahun atau setahun secara formal.

Penilaian seperti itu mempunyai 4 maksud utama:

• Memungkinkan bawahan mengetahui secara formal prestasi mereka dinilai.
• Mengetahui bawahan yang berhak atas kenaikan nilai.
• Menemukan bawahan yang memerlukan latihan tambahan.
• Memegang peran penting untuk mengindentifikasi bawahan yang merupakan calon untuk promosi.

Perlunya Menilai Prestasi

Sebenarnya ada beberapa alasan untuk menilai prestasi. Pertama, penilaian prestasi menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan tentang promosi dan gaji.

Kedua, penilaian prestasi menyediakan kesempatan bagi manajer dan bawahan untuk bersama-sama meninjau perilaku bawahan yang berkaitan dengan perkerjaan. Semua orang pada umumnya membutuhkan dan menginginkan balikan tentang prestasi mereka (terutama sekali apabila hal itu menyenangkan) dan penilaian menyediakan balikan tersebut. Akhirnya, penilaian prestasi juga memungkinkan manajer bersama-sama dengan bawahan menyusun suatu rencana untuk memperbaiki setiap defisiensi yang dapat diketahui.

Langkah-langkah Dalam Menilai Prestasi

Penilaian prestasi terdiri dari tiga langkah: Mendefinisikan perkerjaan, menilai prestasi, menyediakan balikan. Pendefinisian perkerjaan berarti memastikan bahwa manajer dan bawahan bersama-sama sepakat atas hal-hal yang diharapkan tercapai oleh bawahan dan standar yang akan digunakan untuk menilai prestasinya. Penilaian prestasi berarti membandingkan antara prestasi aktual bawahan dengan standar yang ditetapkan dalam langkah pertama. Selanjutnya, penilaian prestasi biasanya mengharuskan adanya pertemuan-pertemuan dimana dalam kesempatan itu juga dirancang rencana pengembangan yang mungkin diperlukan.

Masalah-masalah yang perlu dihidarkan dalam penilaian prestasi

Dalam setiap langkah penilaian prestasi dapat timbul masalah-masalah. Sebagian upaya penilaian gagal karena bawahan tidak diberitahu sebelumnya tentang hal yang sesungguhnya manajer harapkan dari mereka dalam kaitannya dengan prestasi yang baik. Upaya penilaian lain gagal karena masalah-masalah yang timbul dari penggunaan format atau prosedur untuk menilai prestasi secara aktual; misalnya, supervisor yang toleran boleh jadi memberikan harkat “tinggi” bagi seluruh bawahan, meskipun banyak yang sebenarnya berprestasi tidak memuaskan. Masalah-masalah lain juga dapat timbul dalam sesi wawancara, yang antara lain meliputi perdebatan dan komunikasi yang buruk. Berikut ini kita akan membicarakan masalah-masalah tersebut dan cara menghidarkannya.

Cara Mendefisinikan Perkerjaan

Dengan memperjelas prestasi yang diharapkan Biasanya uraian perkerjaan tidaklah cukup menjelaskan hal-hal yang manajer inginkan untuk dikerjakan oleh bawahan, karena uraian perkerjaan pada umumnya tidak disusun bagi pekerjaan tertentu yang spesifik tetapi bagi kelompok-kelompok pekerjaan seluruhnya.

Cara Menilai Prestasi

• Teknik Skala Pengharkatan grafik

Yaitu, teknik penilaian prestasi yang paling sederhana dan paling populer pengharkatan grafik.

• Metode Pemeringkatan Berselang-seling

Yaitu, teknik penilaian pegawai yang populer dan sederhana lainnya adalah dengan memeringkat prestasi para pegawai dari yang terbaik sampai yang terburuk atas beberapa faktor.

• Metode Perbandingan Berpasangan

Yaitu, metode ini membantu dalam lebih mengefektifkan metode pemeringkatan. Dalam metode ini setiap bawahan diperbandingkan satu sama lain secara berpasangan dalam tiap faktor (kuantitas perkerjaan, kualitas perkerjaan dan sebagainya).

• Metode Distribusi Paksa

Metode ini serupa dangan cara, “memberikan nilai kepada kurva”. Dengan metode ini. Presentase pegawai yang akan diharkat yang telah ditetapkan sebelumnya ditempatkan dalam berbagai katagori prestasi.

Skala Pengharkatan Perilaku

Skala pengharkatan yang dikaitkan dengan prilaku bertujuan untuk mengkombinasikan manfaat yang diperoleh dari insiden kritis naratif dan pengharkatan kuantitatif dengan mengaitkan suatu skala yang dikuantifikasi dengan contoh-contoh yang spesifik dan naratif dari prestasi yang abaik atau buruk.

Penyusunan suatu skala pengharkatan perilaku secara khusus terdiri dari lima langkah:

1. Menghimpun insiden-insiden kritis.
2. Menyusun dimensi prestasi.
3. Merelokasi insiden.
4. Menyusun skala insiden.
5. Menyusun instrumen akhir.

Masalah Isu Dalam Penilaian Prestasi

Menanggulangi Lima Masalah Penilaian Pokok Dalam Skala Pengharkatan

Ada lima masalah pokok yang dapat merusak teknik penilaian seperti skala pengharkatan grafik, yaitu: Standar yang tidak jelas, efek halo, kecondongan memusat, kemurahan hati.

Cara Menghindari Masalah-masalah Penelitian

Pertama-tama, pastikan bahwa manajer benar-benar memahami masalah yang baru saja dibicarakan. Pemahaman atas masalah tersebut merupakan langkah besar pertama dalam upaya menghidarkan masalah-masalah itu.

Kedua, pilih teknik penilaian yang tepat. Setiap teknik, seperti skala pengharkatan grafik atau metode insiden kritis, memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Cara Memastikan bahwa Bawahan Memandang Penilaian sebagai hal yang Fair.

a. Traning Pengharkat.

b. Penilaian Prestasi dan Praktek Kepegawaian yang Fair.

Siapa yang  Seharusnya Melakukan Penilaian?

Soal mengenai siapa yang seharusnya mengharkat pegawai secara aktual merupakan pertanyaan yang penting. Meskipun pengharkatan yang dilakukan oleh supervisor masih merupakan pendekatan yang umum diterapkan, pada dasarnya ada beberapa pilihan yang tersedia.

1. Penilaian oleh Supervisor Langsung. Pengharkatan yang dilakukan oleh supervisor merupakan jantung dari seluruh sistem penilaian umumnya. Hal ini disebabkan karena mudah untuk memperoleh hasil penilaian supervisor dan dapat diterima oleh akal sehat.
2. Penggunaan Penilaian teman Sekerja. Penilaian seorang pegawai oleh teman kerjanya telah terbukti efektif dalam memperkirakan keberhasilan manajemen dimasa depan.
3. Penggunaan Panitia Pengharkatan. Banyak perusahaan menggunakan panitia pengharkatan untuk menilai para pegawai. Panitia ini sering beranggotakan para supervisor langsung dan tiga atau empat anggota adalah supervisor lain; setiap anggota panitia seharusnya mampu menilai prestasi pegawai yang baik.
4. Swa-penilaian. Beberapa perusahaan telah berpengalaman menerapkan pengharkatan prestasi oleh karyawan sendiri(biasanya bersama-sama dengan pengharkatan supervisor).